1. Основні організаційні заходи

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 р. № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації»,  Методичних рекомендацій з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації, затверджених наказом Державної архівної служби України від 18.01.2013 № 4 та на виконання розпорядження голови Обухівської районної державної адміністрації від 29 січня 2013 року № 18 «Про впорядкування структури Обухівської районної державної адміністрації» розроблено і затверджено розпорядженням голови Обухівської районної державної адміністрації  від 22.07.2013 №265 Положення про архівний відділ Обухівської районної державної адміністрації та здійснено реєстрацію юридичної особи в Єдиному державному реєстрі юридичних та фізичних осіб-підприємців.  

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» 6  установ списку №1 та №2  склали та затвердили власні Інструкції з діловодства.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» 24 установи та організації списку №1 склали та затвердили Положення про свої архівні підрозділи.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»  32 установи, підприємства та організації списку № 1 та №2 розробили та затвердили  індивідуальні номенклатури справ на 2013 рік.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013  № 1226/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради» розроблено та затверджено наказом від 30.07.2013 №3 Положення про експертну комісію архівного відділу Обухівської райдержадміністрації.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013  № 1227/5 «Про затвердження Типового положення  про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» в 41 установу списку №1 надіслано листи про розроблення Положень про експертні комісії  установ на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (в результаті – 24 установи списку № 1 склали та затвердили Положення про свої експертні комісії).

 Підготовлено 4 довідки про стан діловодства та архівної справи у 4-х сільських радах, які враховані при розгляді на засіданні колегії райдержадміністрації питання про виконання виконкомами сільських рад делегованих повноважень.

Проведено 1 семінар з керівниками архівних підрозділів з питань розробки індивідуальних номенклатур справ та положень про експертні комісії, в якому взяли участь  23 слухачі.

Начальник відділу взяла участь у семінарі-навчанні секретарів сільських рад з питання упорядкування архівних документів.

В районі створено Комунальну установу Обухівський районний трудовий архів. На зберігання знаходиться 4292 од.зб.

 2. Забезпечення збереженості та державний облік документів   НАФ

Для поліпшення умов зберігання у 2013 році закартоновано   311 од.зб. Усі документи розміщені на металевих стелажах. 81% їх знаходиться в коробках, решта – у картонованих в’язках.

Постійно контролюється температурно-вологісний режим. Здійснено 96 вимірів температури і вологості повітря у сховищі.

У приміщенні регулярно проводиться прибирання, обезпилення картонажів з документами. Обезпилено 803 картонажі.

Виготовлено та замінено 432 ярлики на картонажах.

Оскільки у відділі немає технічного  працівника, прибирання приміщення і прилеглої території виконує начальник відділу.

Щомісяця проводилися санітарні дні.

При надходженні документів на зберігання проводиться ретельний огляд їх фізичного стану. В разі необхідності ремонтуються  аркуші, обкладинки . У 2013  році відремонтовано 54 аркуші документів.

Проведено перевіряння наявності 1426 од.зб. 5-ти фондів.

На державне зберігання прийнято частини 5-ти фондів.

   3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів    Національного архівного фонду.

Складено 94 каталожних карток на 6 справ фонду «Обухівська районна рада», в які внесено рішення ради.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ, організацій.

Надано допомогу в складанні і схвалено 32 номенклатури справ установ-фондоутворювачів. Погоджено 6 інструкцій з діловодства, 24 положення про архівні підрозділи, 24 положення про експертну комісію.

Здійснено перевірки архівних підрозділів: 3 комплексних, 1 контрольних.

Проведено 1 семінар з секретарями сільських рад та керівниками архівних підрозділів з питань діловодства та упорядкування документів, забезпечення їх збереженості.

 5.     Використання інформації Національного архівного фонду.

Оформлено 2 виставкових стенди за документами архіву до 70- річчя визволення Обухівського району від німецько-фашистських загарбників та Дня пам’яті жертв голодомору.

Складено 2 інформаційні листи для Маловільшанської сільської ради про історію села та Обухівської ЗОШ №1ім.А.Малишка про документи з історії школи.

Підготовлено 1 публікацію в районну газету «Сторінки історії району в документах».

 У відділі працювали 28 користувачі (вчителі, працівники районного краєзнавчого музею), які вивчали документи фондів селищної, сільських рад та районної ради  для написання історії міст, сіл, навчальних закладів, для підготовки  книги про остарбайтерів району.

Начальник відділу                                                                  Н.М.Жевага